仕事が速い人の業務の進め方 「ちょっとだけやってみる」で効率よく – livedoor

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「ちょっとだけやってみる」となぜ高速で仕事をまわすことができるのか?(写真:FreedomZ / PIXTA)

今年度も残すところ1カ月半。そろそろ、4月から新しく管理職になる内示を受けた人もいるかもしれません。ですが、「管理職1年目」には失敗がつきものです。特に、プレイングマネジャーの場合、部下を管理しながら自らの成果も求められるため、仕事量が急激に増えるケースがほとんどです。

日米両企業での豊富なマネジメント経験を基に『管理職1年目の教科書』を上梓した櫻田毅氏が、高速で仕事を処理し、かつ確実に成果を出す外資系マネジャーの仕事術を紹介します。

管理職の皆さんの中には、マネジメントと実務の両方を行う「プレイングマネジャー」として期待される方も多いかと思います。特に管理職就任直後などは、通常の仕事にマネジメント業務が加わり、急に忙しさが増します。

このようなとき、管理職として絶対にやってはならないことは、自分がボトルネックとなってチームの仕事を止めてしまうことです。部下への権限委譲により判断機能を分散するなど解決策はいくつかありますが、ちょっとした習慣によって仕事のスピードを上げることも選択肢のひとつです。

たとえば、複数の仕事を大量に抱えているにもかかわらず、新しい仕事が容赦なく飛んできたとします。「いまの仕事のメドがついてからでいいから」と言われたのを幸いに、新しい仕事をいったん横に置き、いまやっている仕事をとにかく片づけてしまおうと考えがちですが、これ、実はNGです。生産性の高い人、すなわち単位時間当たりのアウトプットの高い人は、違うやり方をします。

ぶっちぎりの高速ランナーは「ちょっとだけやってみる」

30年以上にわたる日米両企業でのビジネス経験の中で、仕事が速い人、それも圧倒的なスピードで仕事をするスーパービジネスパーソンを何人か見てきました。

米国系企業で資産運用のコンサルタントをしていたときの同僚・伊東さん(仮名・40代)もその1人です。仕事の速さにかけてはウサイン・ボルトかフローレンス・ジョイナーかという、私が知っている中でも、ぶっちぎりの高速ランナーです。

私が、担当する法人クライアントへの業務をこなすだけでいっぱいいっぱいのときでも、伊東さんは担当業務だけでなく複数の調査や分析を引き受けて、質の高いアウトプットを次々と出しているのです。そうかといって遅くまで仕事をしているわけではなく、適当な時間に涼しい顔をしてさっさと帰っていきます。そこである日、伊東さんに頼み込んで、とっておきの仕事の仕方を伝授してもらいました。

「櫻田さんね、新しい仕事が来たら、どんなに忙しくても、とりあえずちょっとだけやってみることが大事なんですよ。ちょっとだけやってから横に置くんです」

「ちょっとだけやってみる」となぜ高速で仕事をまわすことができるのか? 伊東さんから聞いた理由を4つにまとめてみます。

「ちょっとだけやってみる」ことの4つの効果

?難易度が把握できる

まず、「ちょっとだけやってみる」ことで、その仕事の難易度がわかります。手こずりそうであれば、ほかの仕事とのスケジュール調整を行い、早めに時間を確保しておく必要があります。

しかし、まったく手をつけずに横に置いてしまうと、いざ取り掛かったときに、「思った以上に時間がかかりそう。締切りに間に合わない」、こんな状態に陥ってしまいかねません。

?内容を正確に理解できる

次に、「ちょっとだけやってみる」ことで、仕事の内容を正確に理解しているかどうかがわかります。もし、あやふやな理解だったり疑問が出てきたりしたら、即座に依頼者に確認して解消しておくことができます。

そうせずに、手をつけてはじめて、「あれ、これどうだっけ?」と理解不足に気づいても、依頼者が出張中や休暇中だった場合、連絡がとれるまで待たされたり、疑問を抱えたまま進めてあとから手直しを行わなければならないなど、無駄な時間を費やすことになります。

?裏で準備を進めることができる

第3に、「ちょっとだけやってみる」ことで、裏で必要な準備を進めることができます。たとえば、必要な情報やデータが手元にないことがわかったら、それを持っていそうな人にメールで依頼しておくと、仕事に取り掛かるころには届いている。これで、自分がその仕事に本格的に手をつけるまでの時間を無駄にせずに済みます。

また、関係者との打ち合わせが必要だと思ったときには、その時点で早めにアポを入れておけば、間際になって時間調整でドタバタしなくて済むでしょう。

?情報への受信感度が高まる

第4に、「ちょっとだけやってみる」ことで、必要な情報に対する受信感度が高まります。少しでも手をつけてみると、仕事の内容に興味が湧き、それ以降、関連したニュースや情報に対して脳のセンサーが反応するようになります。本格的に取り掛かるころには、アタマがその分野になじんでいるため、新規の情報を受け入れやすくなっているのです。

このように、高速ランナーは、何も考えずに力任せに走っていたわけではなく、用意周到な準備をしていたのです。わずか1時間程度の「ちょっとだけ」によりエンジンをかけた状態にしておくことが、その何十倍、何百倍もの効果を生むわけです。

特に「?情報への受信感度が高まる」というのは、心理学的には「ツァイガルニク効果」と呼ばれています。人は完了したことよりも、中断したことに対してより強い興味と記憶を持つという心理現象です。

テレビ番組では、「えっ、どうなるの!?」という大事な局面に差しかかったところで、判で押したようにCMが入ります。これは、情報を中断させることよって視聴者により一層の興味を抱かせる「ツァイガルニク効果」を狙ったものです。仕事も、ちょっとだけやってみて中断することで、脳がその内容に関して興味を持ち始めるのです。

伊東さんに教えてもらった「ちょっとだけ」を実践してみると、確かにその案件に対する受信感度が格段に高まります。別の仕事でネット検索をしているときでも関連情報がセンサーに引っかかるため、とりあえずコピーをとったりファイルに保存したりすることができるようになります。新しい仕事に取り掛かったときに一から情報収集するよりは、はるかに効果的な仕事の進め方であることを実感しました。

束縛ルールではなく「仕事の質」を変える

日本企業の中には、仕事の量や締め切りがそのままであるにもかかわらず、「とにかく早く退社しろ」という問答無用の圧力に対して、「時短疲れ」を起こし始めている職場も少なくありません。

効率化と称して、かえって手間のかかる過剰な情報共有ルールを設けたり、直接話したほうが早いという理由で同一部門内のメールを禁止したりするような企業もあります。

しかし、このような効率化の議論では、どれだけ懸命に頑張っても限界があります。しかも、○○禁止、必ず○○などの「束縛ルール」でがんじがらめにされた職場では、社員は精神的なストレスによって柔軟で自由な発想ができなくなり、仕事にマイナスの影響が出かねません。

そのツケが回ってきた管理職が苦悶の表情を浮かべながらドタバタしたりしていると、「だから管理職にはなりたくない」という部下の冷めた視線を浴びることにもなります。

そうならないためにも、時間短縮を目的とした細かい効率化の議論だけでなく、「決めて実行する」という基本的な仕事の流れを、いかに迅速かつ効果的に行うかということ、すなわち「仕事の質」を高めることを強く意識すべきです。

今回紹介した「ちょっとだけ」は、事前の工夫によって、その後の仕事により効果的に取り組めるようにするといった、仕事の質を変えることの一例です。このように、さまざまな局面で仕事の仕方を工夫することで、限られた時間で求められる成果を出していくことは可能です。仕事がスムーズに進むため労働時間も短縮され、仕事の生産性も高まります。






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